個人情報保護規程

株式会社Balance は、個人情報の重要性を認識し、 個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報に関する法令及び社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

ここに株式会社Balanceの個人情報保護規程より第一章「総則」、第二章「個人情報管理体制」、第三章「個人情報管理に関わる安全装置の概要」から特に重要と考える条項を公開します。

【第一章　総則】

（目　的）
この規定は株式会社Balance（以下「法人」という。）内個人情報の取り扱いに関する体制・基本ルールを策定し、当法人が所有する情報の紛失、漏洩改ざん等を防ぎ、情報管理に関する当法人としての社会的責任を果たすことを目的とする。

（用語の定義）
本規程で使用する用語は以下の通りとする。

1．個人情報
個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日の記述により、特定の個人を識別できるものをいう。他の情報と安易に照合でき、それにより特定の個人が識別できるものを含む。

2．本人
当法人が保有する個人情報で識別される個人という。

3．役職員
当法人の役員、正職員、パート職員をいう。

（対象となる情報）
本規程の対象となる情報は、当園で保管するすべての個人情報であり、電子データ、印字データを問わない。

（適用範囲）
本規程は、当法人の役職員に対して適用する。（離職後も含む。）ボランティア、実習生等、当法人に所属しないスタッフに対しても本規程の趣旨を踏まえた適切な取扱いを求めるものとする。
また、個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合、必要かつ適切な監督をし、この規程に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。

【第２章　個人情報管理体制】

（個人情報管理責任者）
当法人における個人情報管理責任者は代表取締役とする。

【第3章　個人情報管理に係わる安全装置の概要】

（個人情報保護に対する基本方針）
個人情報保護に関する当法人としての基本方針を定め、これを公表する。

（職員の個人情報の取扱い）
職員は、採用時に本規程及びその他個人の情報管理に関する規則を遵守する旨の誓約書を園に提出すると同時に、これらを遵守しなければならない。

（個人情報の収集）

• 集する個人情報の利用目的を明文化し、ホームページにより外部に公表する。
• 個人情報の収集は利用目的の達成に必要な限度において行う。
• 収集済みの個人情報の利用目的の変更を要する場合は、予め個人情報責任者の承認を得たうえで変更後の利用目的を公表する。
• 前項の規程にかかわらず、契約書等の書面やホームページへの入力結果等、本人から個人情報を直接取得する場合、書面上の明記等の手法により本人に対して利用目的を明示するものとする。

（個人情報の管理）
当法人で保管する個人情報は、施錠管理、アクセス権の制限等、必要かつ合理的な対策を行う。
職員は個人情報管理責任者の承認なく、個人情報を園外に持ち出し、あるいは、第三者に提供してはならない。
個人情報を取引先・委託先等、外部に開示・提出する場合は、事前に個人情報管理責任者の承認を得たうえで、個人情報保護に関する誓約書（委託事業者用）を締結してこれを行うものとする。

（個人情報の利用）

• 個人情報の利用は、予め開示した利用目的の範囲内で行い、その範囲を超えて利用してはならない。
• データ入力等のため、個人情報の取扱いを外部業者に委託する場合、委託先の個人情報取扱いが適切かどうかを確認したうえ、業務委託契約に、委託業務遂行以外の目的での利用禁止、業務終了後の情報の返還または破棄、機密保持、違反時の損害賠償等の条項を設けるものとする。長時間継続して業務を委託する場合は、委託先の個人情報取り扱い状況について確認を行い、必要に応じて指導・契約の見直し等を行うものとする。

（個人情報の廃棄）

• 保管期限を経過した個人情報、または当初の目的を達成して不要となった個人情報は速やかに廃棄するものとする。
• 個人情報の廃棄にあたっては、外部漏えいしないよう、印字データについてはシュレッダー処理、電子データについてはデータ消去を行わなければならない。なお、廃棄を外部業者に委託する場合は、外部業者が確実に破棄したことを確認するものとする。

（第三者提供）
業務の遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、原則として本人の同意を得るものとする。

（本人からの照会対応等）
個人情報に関する本人からの問い合わせ、情報開示・訂正・利用停止の請求等、苦情および照会に関して個人情報窓口担当者が速やかに対応する。

（教育）
個人情報管理者は、定期的に管下の職員を対象とした個人情報管理に関する教育を行う。
また、ボランティア、実習生等に対しても、個人情報管理の必要性についての意識喚起を図り、適切な取扱いを行うよう指導・監督する。

【第4章　雑則】

個人情報管理責任者は、必要に応じ個人情報管理に関する規則を制定するものとする。また、緊急・非常時等の場合、個人情報管理責任者が上記の条項を変更することがある。

平成31年1月1日施行

上記個人情報の取り扱いに関しては下記までお問い合わせ下さい。

株式会社Balance　個人情報保護担当
代表取締役　今田美子
info@balance.com